Política de Privacidad

Esta política describe cómo Vexium AI LLC, sociedad de responsabilidad limitada constituida en Missouri, Estados Unidos, con domicilio en 8504 E 30th St, Kansas City, MO 64129 («Vexium», «nosotros»), trata los datos personales en relación con la plataforma Vexium CRM y el sitio crm.vexiumcore.com.

1. Dos papeles distintos, y conviene no confundirlos

Vexium trata datos personales de dos maneras muy diferentes, y de ellas depende a quién debes dirigirte para ejercer tus derechos.

Cuando eres cliente nuestro

Si tu empresa contrata Vexium, somos responsables del tratamiento de los datos de tu cuenta: el correo con el que entras, tu nombre, tu rol dentro de la organización, tus preferencias de la Bandeja y los registros técnicos de uso del servicio. Esos datos son nuestros de gestionar y respondemos de ellos directamente ante ti.

Cuando los datos son de los clientes de nuestro cliente

Todo lo que entra por WhatsApp, Instagram o Messenger —conversaciones, teléfonos, nombres, archivos— pertenece al negocio que usa Vexium, no a Vexium. Ahí actuamos como encargado del tratamiento («service provider» o «processor» en la terminología legal estadounidense): tratamos esos datos únicamente por cuenta de ese negocio, siguiendo sus instrucciones, y nunca para fines propios.

2. Qué datos se guardan

De los usuarios de la plataforma

• Dirección de correo electrónico y nombre para mostrar.
• Organización a la que perteneces y tu rol (propietario, administrador, gerente o agente).
• Preferencias de la interfaz: vistas guardadas, respuestas rápidas, columnas del embudo.
• Registros técnicos: rutas visitadas, métricas de rendimiento del navegador, país de dos letras y centro de datos que atendió la petición. No se registra la dirección IP completa ni ningún identificador que apunte a una persona concreta.

De los contactos del negocio

• Identificador del canal (número de WhatsApp, o el identificador de Instagram o Messenger), teléfono y nombre.
• Nombre de perfil de WhatsApp, tal y como lo reporta Meta, que se actualiza con cada mensaje entrante.
• Contenido íntegro de los mensajes en ambos sentidos, con su fecha, estado de entrega y quién lo envió.
• Archivos adjuntos: imágenes, audios, vídeos y documentos que el contacto envíe por el canal. Cualquier cosa que un contacto mande acaba almacenada, incluidos documentos de identidad o comprobantes si decide enviarlos.
• Campos personalizados y respuestas a formularios, etiquetas, etapa comercial, notas internas del equipo, citas y oportunidades de venta.
• Estado de baja publicitaria, con la fecha y el modo en que se produjo.

Historial importado al conectar WhatsApp en modo coexistencia

Merece mención aparte porque es la entrada de datos más voluminosa del sistema. Cuando un negocio conecta su número en modo coexistencia, Meta nos envía, por cuenta de ese negocio:

• Hasta aproximadamente seis meses de conversaciones individuales anteriores a la conexión.
• Los mensajes que el propio negocio envíe después desde su teléfono.
• La agenda de contactos del teléfono del negocio —números y nombres—, que Meta sincroniza para mantener coherentes los nombres de los chats.

Esa importación la autoriza el negocio al completar el alta con Meta. Conviene que lo sepa antes de conectar: introduce en el CRM conversaciones de personas que escribieron mucho antes de que Vexium existiera en su operación.

3. Con quién se comparten

No vendemos datos personales, no los cedemos a intermediarios publicitarios y no los usamos para nuestra propia publicidad. La única excepción es opcional y la decide cada negocio: la función «Avisar a Meta», que se explica más abajo. Por lo demás, los compartimos únicamente con los proveedores necesarios para prestar el servicio, cada uno obligado por contrato a tratarlos solo por nuestra cuenta:

Los registros técnicos de la aplicación se almacenan en un centro de datos situado en Suecia. Es una transferencia internacional y la declaramos expresamente, aunque esos registros no contienen contenido de conversaciones ni identificadores de contactos.

Además, compartiremos datos si nos lo exige una orden judicial o una obligación legal, y en caso de fusión o venta de la empresa, en cuyo caso el adquirente queda sujeto a esta misma política o te avisamos antes de que cambie.

Medición de anuncios de Meta (sólo si el negocio la activa)

Si un negocio anuncia en Facebook o Instagram con anuncios que abren un chat de WhatsApp y activa en Vexium la opción «Avisar a Meta», Vexium envía a Meta, por cuenta de ese negocio y al conjunto de datos del propio negocio, un aviso cuando una conversación que llegó desde un anuncio alcanza la etapa que el negocio marcó como «prospecto calificado» o se cierra como venta. El aviso contiene el tipo de evento, la fecha y hora, el identificador de la cuenta de WhatsApp Business del negocio, el identificador de clic que Meta asignó a esa conversación (un identificador personal, único por clic) y, en las ventas, el importe y la moneda. No incluye nombres, teléfonos, correos ni el contenido de los mensajes.

Meta usa esos avisos para medir, optimizar y segmentar (incluida la creación de públicos) los anuncios del negocio, según sus Condiciones de las Herramientas para Empresas. La función viene apagada y el negocio puede apagarla cuando quiera. Al activarla, es el negocio quien decide compartir esos avisos con Meta; Vexium los envía por encargo suyo.

4. Inteligencia artificial

Vexium usa modelos de lenguaje para sugerir respuestas y para los chatbots que el negocio configure. Cuando esas funciones están activas, se envía al proveedor del modelo el texto de los últimos mensajes de la conversación y el nombre del contacto —y, si el contacto manda una imagen o una nota de voz, ese archivo, para que el modelo la lea o la transcriba—, con el fin exclusivo de generar la respuesta de ese momento.

No usamos las conversaciones de nuestros clientes para entrenar, desarrollar ni mejorar modelos de inteligencia artificial —ni propios ni de terceros—, tampoco en forma agregada, anonimizada o derivada. Además de ser nuestra política, es una obligación que Meta impone a todos los socios de la plataforma de WhatsApp.

El chatbot puede desactivarse por canal, por organización o conversación a conversación, y se aparta automáticamente en cuanto una persona del equipo responde en el chat.

5. Seguridad, y lo que el cifrado sí y no significa aquí

• Todo el tráfico viaja cifrado con TLS, con HSTS forzado y sin permitir conexiones inseguras.
• Los datos de cada organización están aislados a nivel de fila en la base de datos: una consulta que pida datos de otra organización vuelve vacía, con independencia de lo que haga el código de la aplicación.
• Los credenciales de cada cuenta de WhatsApp se guardan cifrados en un almacén de secretos, no en tablas ordinarias.
• Los archivos adjuntos solo se sirven mediante enlaces firmados que caducan a los cinco minutos, y únicamente a usuarios de la organización propietaria.
• Los webhooks entrantes se verifican con firma criptográfica antes de procesarse.

6. Cuánto tiempo se conservan

Mientras la cuenta esté activa, los datos se conservan para que el negocio disponga de su historial. Al cancelar:

• Se abre un plazo de 30 días durante el cual el negocio puede reactivar la cuenta o exportar su información.
• Transcurrido ese plazo, eliminamos las conversaciones, los contactos y los archivos asociados.
• Pueden subsistir copias en respaldos durante un tiempo adicional limitado, y los registros contables que la ley nos obliga a guardar.

7. Cookies

Vexium usa exclusivamente cookies propias y funcionales: la sesión de acceso, la organización activa y el estado de la barra lateral. No utilizamos cookies publicitarias, píxeles de seguimiento, herramientas de grabación de sesión ni analítica de terceros. Por eso no verás un banner de consentimiento: no hay nada que consentir.

8. Tus derechos

Si eres usuario de la plataforma, puedes pedirnos acceder a tus datos, corregirlos, obtener una copia o eliminarlos, escribiendo a [email protected]. Responderemos en un plazo máximo de 45 días. No te trataremos peor por ejercer estos derechos.

Si eres cliente de un negocio que usa Vexium, dirígete a ese negocio, por las razones explicadas en la primera sección. Puedes ver el procedimiento completo en Eliminación de datos.

Residentes de California: Vexium no vende ni comparte datos personales por cuenta propia en el sentido de la CCPA, y no lo ha hecho en los últimos doce meses. Si un negocio activa «Avisar a Meta» (sección 3), es ese negocio quien decide compartir los avisos con Meta y Vexium actúa como su proveedor de servicios; las solicitudes sobre esos avisos se dirigen a ese negocio. Ten en cuenta que, desde 2023, la ley californiana también ampara a las personas en contexto laboral y comercial, no solo a los consumidores.

Residentes de Rhode Island: el responsable designado a efectos de la ley de protección de datos y transparencia de Rhode Island es Vexium AI LLC, contactable en la dirección de correo indicada arriba. Las categorías de datos que recogemos son las enumeradas en la sección 2, y no vendemos datos personales identificables a terceros.

9. Menores

Vexium es una herramienta profesional y no está dirigida a menores de 18 años. No recogemos deliberadamente datos de menores. Si un negocio los introduce en el sistema a través de sus conversaciones, es ese negocio quien responde de la base legal para hacerlo.

10. Cambios

Si modificamos esta política de forma sustancial, avisaremos a los clientes por correo electrónico y dentro de la aplicación con al menos 15 días de antelación. La fecha de la última revisión figura al principio de esta página.

11. Contacto

Vexium AI LLC · 8504 E 30th St, Kansas City, MO 64129, Estados Unidos
Privacidad: [email protected]
Teléfono: +1 816-500-6446